Kenapa Harus Beralih Ke HRIS?

Pengelolaan sumber daya manusia (SDM) di era seperti saat ini dirasa sudah tidak bisa lagi mengandalkan cara manual. Proses administrasi yang dapat memakan waktu, data karyawan yang rentan tercecer, serta laporan yang sulit diakses adalah masalah umum yang sering dihadapi perusahaan.

Lalu apa solusinya? Yup, solusinya adalah HRIS (Human resource Information System), sistem berbasis teknologi yang membantu perusahaan mengelola seluruh aktivitas HR secara otomatis, cepat, dan efisien.

A.Apa Itu HRIS?

HRIS (Human Resource Information System) adalah sistem digital yang digunakan untuk mengelola data dan aktivitas HR seperti absensi, payroll, cuti, rekrutmen, hingga penilaian kinerja karyawan. Dengan menggunakan sistem HRIS, seluruh informasi SDM tersimpan dalam satu platform yang mudah diakses kapan pun dan dimana pun.

B.Keuntungan Menggunakan Sistem HRIS Dibanding Sistem Manual

Masih menggunakan spreadsheet atau dokumen manual untuk mengelola data karyawan? Kini saatnya Anda upgrade ke sistem HRIS. Berikut beberapa keuntungan utama sistem HRIS dibanding cara konvensional:

Efisiensi Waktu dan Tenaga

Semua proses HR mulai dari absensi, penggajian, hingga laporan, dilakukan secara otomatis tanpa perlu input manual berulang. Hasilnya, pekerjaan jadi lebih cepat dan meminimalisir kesalahan.

Keamanan dan Akurasi Data

HRIS dapat menyimpan data dalam server atau cloud yang terenkripsi, mengurangi resiko kehilangan atau duplikasi data. Perhitungan juga dirasa lebih akurat.

Kemudahan Akses dan Pelaporan Real-Time

HR dan manajemen dapat memantau data karyawan kapan pun melalui dashboard yang terintegrasi, lengkap dengan grafik dan analisis performa. Hal ini sangat membantu karena penyajian datanya simple tapi informatif.

Hemat Biaya Operasional

Dengan proses yang otomatis, perusahaan tidak perlu lagi mencetak dokumen, menambah tenaga admin baru, atau melakukan perhitungan manual yang rawan error. Tentunya hal ini akan menekan biaya operasional dan meningkatkan kecepatan penyajian data.

Mendukung Pengambilan Keputusan Strategis

HRIS menyediakan laporan dan analisis data yang membantu manajemen membuat keputusan berbasis data (data-driven decision).

C.Fitur Utama Yang Harus Dimiliki Pada HRIS

Sebelum memutuskan untuk membuat atau membeli software HRIS, pastikan sistem tersebut memiliki fitur inti sebagai berikut:

Manajemen Absensi dan Kehadiran

Fitur ini memudahkan pemantauan jam kerja, keterlambatan, dan lembur karyawan secara otomatis. Integrasi dengan fingerprint, GPS, atau aplikasi mobile memastikan data kehadiran lebih akurat dan real-time. Pencatatan absensi yang akurat mulai dari jam masuk, jam pulang, atau perhitungan jam lembur ini dapat diintegrasikan dengan sistem payroll nantinya. Perusahaan dan karyawan akan sama-sama diuntungkan dengan transparansi dan akuratnya data ini.

Payroll dan Perhitungan Pajak Otomatis

Salah satu ciri sistem HRIS yang baik yaitu mampu menghitung gaji, tunjangan, potongan, hingga PPh 21 secara otomatis. Dengan begitu, resiko kesalahan perhitungan berkurang dan proses penggajian menjadi lebih cepat, akurat, dan transparan.

Manajemen Cuti dan Izin Karyawan

Fitur ini memungkinkan karyawan mengajukan cuti atau izin langsung dari aplikasi, dan pihak HR dapat menyetujui secara digital. Semua data cuti akan tercatat otomatis sehingga tidak ada lagi kesalahan atau kehilangan riwayat izin karyawan.

Dari pembahasan di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa dengan beralih ke sistem HRIS bukan hanya soal mengikuti sebuah tren teknologi saja. Akan tetapi, hal itu merupakan langkah strategis untuk menciptakan efisiensi, transparansi, dan profesionalisme dalam manajemen SDM. Adanya fitur yang lengkap dan proses yang otomatis, HRIS membantu perusahaan untuk fokus pada pengembangan karyawan, bukan sekadar urusan administratif.

Kabar baiknya lagi, jika perusahaan Anda masih mengandalkan sistem manual, sekaranglah waktu yang tepat untuk bertransformasi ke sistem HRIS yang modern dan terintegrasi. Let's discuss!

Kenapa Harus Beralih Ke Sistem HRIS?